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Comunicación interna restringida: ¿un mito o una realidad?

Pensá en un vehículo de comunicación interna de alcance masivo. ¿Ya está? El primero que se te haya ocurrido, no hagas trampa. ¿Listo? Si en tu mente apareció el e-mail, tu respuesta coincide con el 72% de las respuestas brindadas por empleados en distintas funciones administrativas a quienes les hice la misma pregunta. Si este también es tu caso, por favor seguí leyendo, te puede interesar.

La palabra clave en la pregunta es masivo. Cuando pensamos en medios masivos de comunicación interna, esos que llegan a todo el mundo, lo primero que tendemos a pensar es en el mail (la intranet fue la segunda de las respuestas obtenidas con mayor frecuencia). Pero, ¿qué pasa con todas aquellas personas que no trabajan en una oficina y que no tienen acceso a pc? El mail en ese caso, ¿sigue siendo un medio masivo? Lo cierto es que según una reciente
encuesta, solo el 21,7% de las empresas en Argentina tienen al 100% de sus empleados con acceso a computadora en su lugar de trabajo. Esto indica que hay una enorme parte de colaboradores que se quedaría fuera de las comunicaciones internas formales si pensáramos que el correo electrónico va a llegarle a toda la dotación.

El primer análisis que hay que realizar a la hora de comunicar un mensaje (además del mensaje en sí, por supuesto) es el público que lo estará recibiendo. Hay miles de vehículos a disposición, pero no todos son indicados para el total de las situaciones. Aquí es donde entra a jugar la importancia de la segmentación de audiencias, que nos ayudará a pensar en el uso más conveniente de cada vehículo.

Obviamente, si una de las sedes de una empresa se compone casi en su totalidad por operarios en la línea de producción, ni el mail ni la intranet serán los vehículos más adecuados para llegar a este público (lógicamente, pues no tendrán acceso frecuente a una computadora). Por este motivo es que es tan importante tener en cuenta, además del canal justo, el timing, el público y el mensaje en sí que se quiera comunicar. Se presenta el famoso caso de la comunicación interna “restringida”. Pero no es necesario desesperarse; existen otros recursos. Puesto a un lado el mail, nos quedan la comunicación cara a cara, las videoconferencias, las carteleras –impresas o de papel-, los focus groups, las radios corporativas, los videos, las reuniones de trabajo, los ploteos de paredes, pisos, puertas, comedor, los afiches, banners, charlas de 5 minutos (para hacer referencia al ejemplo de los operarios), acciones presenciales de alto impacto (y un enorme etcétera). Claro que no todos tendrán el mismo impacto ni servirán para comunicar cualquier temática; aquí hay que poner en la balanza otra variable: el peso de la palabra escrita vs. la palabra oral, lo mediato vs. lo inmediato.

Es importante aclarar que esto no significa que el mail quede totalmente descartado, simplemente no es la opción a utilizar cuando el mensaje que se desee transmitir requiera ser leído en el momento o en el lugar de trabajo. Recordemos que hoy por hoy, casi cualquier celular tiene la posibilidad de abrir correos electrónicos. Por este motivo (son tantos los vehículos y tan distintas sus utilidades o su conveniencia de utilización) es conveniente realizar un plan que organice el ecosistema de medios que tenemos a disposición. s importante destinarle un objetivo a cada una de estas herramientas, su frecuencia de envío o de actualización, si son para todas las audiencias o si deben ser segmentadas, si son de rápida implementación o si requieren de un diseño previo, si es necesario que el mensaje que transmiten sea recibido instantáneamente o no, etc. Una vez que pudimos sentarnos, pensar, analizar y ordenar la batería de recursos a nuestra disposición, el panorama se presentará mucho más claro, porque para cada vehículo restringido habrá un reemplazo natural. ¡Solo es cuestión de buscarlo! (y de apelar a la creatividad de cada uno). Como vemos, son muchas las opciones para comunicarnos, y lo que a primera vista parece una restricción, finalmente no lo es tal.

Si volviera a preguntarte por el primer vehículo de alcance masivo de comunicación interna que se te ocurra, ¿pensarías en el e-mail?

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