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La importancia de contar con una Red

Son referentes de cada área de la organización, o de cada unidad de negocio. Representan un termómetro de lo que sucede en la empresa. Hacen circular la CI en toda la compañía. Funcionan como enormes aliados del equipo de comunicación interna. Con ustedes, los voceros.

Quienes conforman esta red son en sí mismos un vehículo de la CI, encarnado en una persona con responsabilidades concretas. En este vehículo no nos es posible identificar un nivel jerárquico determinado, sino un rol específico dentro de la CI que puede estar desarrollado por cualquier nivel de la pirámide. Sí podemos decir que el nivel de Decisores en este vehículo puntual suele quedar excluido, porque el rol no es compatible con sus –usualmente- complicadas agendas.

¿Quiénes pueden formar parte de esta red?

Un vocero le tiene que poner periódicamente el cuerpo a la CI, compartir información, recopilarla, relevar inquietudes de sus áreas. Es bueno que sean Gestores quienes encarnen el rol para que lo vean como una nueva oportunidad de desarrollo a nivel de visibilidad y de desafíos. Pero también en algunos casos se necesita que sea un mando medio quien oficie de vocero. Los Transmisores suelen tener mayor cintura política, mirada estratégica y mejor acceso a la información. Esto dependerá de la idiosincrasia de cada empresa.

¿Cómo podemos llevar adelante este vehículo?

Las organizaciones que cuentan con este apoyo suelen ser aquellas muy comprometidas con la CI, pero a las que les es imposible solamente desde un área abarcar al 100% de los colaboradores. Y es por eso que precisan de esta ayuda extra, sin costos económicos asociados, pero sí con mucha motivación en juego.

Existe más de una manera de gestionar este tipo de red. Hoy queremos, a través de dos ejemplos, mostrar cómo es posible implementar una red de voceros en organizaciones totalmente diferentes y con el mismo éxito.

El primer caso que queremos introducir es el de Edenor. Se trata de una empresa que posee una red de voceros muy amplia y distribuida geográficamente en puntos muy dispares. Aquí el rol funciona proactivamente desde hace tiempo, sin casi ningún tipo de incentivo externo por parte del área de CI. Los voceros trabajan individualmente, cada cual desde su lugar, comparten información, reciben y distribuyen publicaciones en su “área de cobertura”. Es la realidad de la compañía la que requiere que este rol se abarque de forma descentralizada.

En casos como este, lo que suele realizarse para mantener la motivación de los colaboradores que ofician de voceros (y para seguir mejorando sus habilidades comunicacionales, por supuesto), es realizar encuentros esporádicos. Allí se les brinda herramientas concretas para fortalecer y complementar su rol. Estos encuentros, además, son muy esperados, porque son la oportunidad para verse las caras, para sentirse equipo, para compartir experiencias y opiniones acerca del manejo y distribución de la información.

En cambio, nuestro segundo caso es uno muy distinto. Se trata de los referentes de Natura, en donde hablamos de redes más chicas que comparten el mismo lugar físico. En situaciones como estas, lo ideal es sostener un espacio regular mensual para compartir información de cada área. Además, se mide informalmente el impacto de comunicaciones anteriores, así como de futuras implementaciones. Es decir, funciona como un espacio de recopilación de información a la vez que de feedback y de testeo.

En este tipo de red habrá cuestiones que requieren de un acompañamiento mucho más cercano para que sean realmente efectivas y se las pueda aprovechar al 100%.

Tanto en un caso como en el otro, es importante realizar acciones motivacionales o de integración a lo largo del año para generar sentido de pertenencia, y a modo de agradecimiento al tiempo invertido. Los voceros son una excelente forma de implementar una comunicación de ida y vuelta, sincera y real. Es solo cuestión de detectar a aquellas personas con determinadas habilidades comunicacionales, y alentarlas a que formen parte.