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Las “5W” de la Comunicación Interna

¿Qué, cómo, cuándo, dónde y por qué comunicar?

Empieza el año, se sienten energías renovadas, comienza a haber más movimiento en todas las áreas y CI no queda excluida. Hay que empezar a comunicar formalmente lo que va a ocurrir en la organización, pero… ¿cómo empezar? ¿Por dónde va a ir la empresa este año? ¿Cuáles van a ser los temas más importantes que el directorio quiera difundir? ¿Quiénes serán los responsables de cada uno de ellos? ¿Cuáles son las necesidades comunicacionales de las distintas áreas? ¿Qué otros aspectos deberé comunicar en los meses sucesivos? ¿Todos los colaboradores deben estar al tanto de los mismos? Son muchas las preguntas, y afortunadamente existe una herramienta que puede dar respuesta a todas ellas: el plan anual estratégico (o mapa de contenidos para Vector C).

Tal como lo indica su nombre, esta herramienta mapeará toda la batería de recursos que el área de Comunicación Interna tenga a su disposición para poder ordenarlos de la manera más efectiva posible. Se trata de organizar todos los temas a comunicar dentro de focos, de establecer los vehículos por los que se transmitirán estos temas y de alinear a los agentes (colaboradores en sus distintas jerarquías –decisores, transmisores y gestores- que son tanto fuente como destinatarios de la comunicación) con los objetivos propuestos para lograr el retorno esperado. Así, un mapa de contenidos nos servirá para planificar la comunicación interna; brindará previsibilidad y ordenamiento en el trabajo diario del responsable del área y una gestión estratégica de la comunicación alineada al negocio. De esta manera, como todo mapa, funcionará como una guía que nos irá acompañando a lo largo de todo el año, orientándonos y permitiéndonos corregir el camino mientras lo vamos recorriendo.

Mapa de contenidos

Concretamente, un mapa de contenidos es una herramienta que contiene el objetivo de Comunicación Interna de la organización traducido en los focos (temas clave a comunicar -que a su vez ordenarán cada uno de los mensajes que se difundan-), los vehículos (o canales de comunicación) que se pondrán a disposición para dar a conocer cada uno de los temas y los momentos en los que se difundirán estos mensajes (la calendarización anual, que incluirá tanto temas soft como hard, representando a todas las áreas e intereses de la organización, y que garantiza que los contenidos a comunicar estén alineados con los focos establecidos). Además, calendariza acciones que responden al desarrollo de habilidades de comunicación necesarias para el éxito del plan. Por último (last but not least), incluye una herramienta de monitoreo que permitirá obtener métricas de la gestión realizada para ir ajustándola sobre la marcha y evitar desviarnos de los objetivos deseados, asegurando el éxito de la misma.

Todo esto requiere, claro, de un trabajo previo en el que se basará la planificación: el relevamiento de la información y del lugar de trabajo, las entrevistas con los decisores, el profundo conocimiento de cada vehículo de comunicación interna (su frecuencia, impacto, tono, llegada, etc.) y del público con el cual debemos interactuar.

En Vector C hemos llevado adelante muchos casos de planificación de la CI con varios de nuestros clientes, y el mapa de contenidos ha sido probado muy útil por los responsables del área de distintas empresas. Ante la pregunta: ¿Qué fue lo que más valoraste de la herramienta (mapa de contenidos)?, Tomás Norman de RH Glencore respondió: “El orden y la organización; poner en carpeta lo que se quiere y puede hacer el día de mañana”. Julia Fernández Jeansalle, de Kimberly Clark, por su parte afirmó: “el mapa de contenidos es la forma de presentar un plan (contenidos, herramientas etapas e instancias de CI) cuando tenés que pensar en cómo llevar adelante la CI de la compañía”.

Es por este motivo que se ha transformado en nuestro producto más demandado; una herramienta indispensable para plantear cómo queremos que sea nuestra comunicación interna por un plazo determinado, guía nuestra gestión durante el mismo y nos permite anticiparnos a lo que vendrá.